Uuups! Das ging aber schief! Teil: I

Hallo Ihr Lieben!

Im Zuge meiner gewissenhaften und professionellen Arbeit, stolpert man immer wieder über sehr unangenehme Situationen, die gehörig schief laufen, obwohl man selber nun wirklich überhaupt nichts dafür kann. Mir ist es ein äußerst wichtiges Anliegen, das Sie, liebe Hochzeitspärchen, liebe Gastronomen und Gäste, sich diese neue Serie „Uuups! Das ging aber schief!“ ganz besonders aufmerksam durchlesen und die von mir angesprochenen Situationen nachvollziehen und meine Wünsche und Anweisungen beherzigen!

Viele der hier angesprochenen Stichpunkte sind bereits seit langer Zeit in meinen AGB bzw. in der FAQ zu finden. Zur Sicherheit, werden diese Punkte hier erneut explizit behandelt um künftige Probleme noch sicherer vorzubeugen. Wie bereits erwähnt: Im Endeffekt betrifft diese Blog-Serie in manchen Themenbereichen nur maximal 10% aller Engagements (Stichwort: Zufahrtswege und Lademöglichkeiten), in anderen Bereichen allerdings bis zu 50% aller Engagements (Stichwort: Platzbedarf bzw. Reden & Hochzeitsspiele aus Teil II und III). Nichtsdestotrotz empfinde ich sie als besonders wichtig, da ich Probleme häufig nicht verhindern kann. Egal, wie professionell ich arbeite.

Teil I

1. Zufahrt /Lademöglichkeiten/ Ladedauer / Parkmöglichkeiten
2. Platzbedarf für den DJ
3. Aufbauzeiten & Verzögerungen
4. Zeitabweichungen

1. Zufahrt / Lademöglichkeiten / Ladedauer/ Parkmöglichkeiten

Man muss gestehen, dass die meisten Locations ja eine relativ komfortable Möglichkeit haben, seine Veranstaltungstechnik vom Auto zur „Bühne“ bzw. zum Ort des Geschehens zu bringen. Ich möchte an dieser Stelle nichts generalisieren oder schwarz malen. Leider trifft man jedoch in jeder Hochzeitssaison wieder häufig auf versteckte Restaurants, weitläufige Schlösser oder andere Orte, die alles andere als eine zumutbare Aufbaumöglichkeit bieten. Bitte beachten Sie bei der Wahl Ihrer Location bzw. spätestens im Zuge der letzten Planungsphase mit Ihrem Gastronomen, dass eine ungehinderte Zufahrt möglichst nahe an die „Bühne“ unbedingt gewährleistet werden muss! Hinter meinem Fahrzeug, muss ich einen Rangierabstand von ca. 3m für eine Rampe und das Bewegen von schweren Rollkoffern ungehindert für mich beanspruchen können. Es ist mir und meiner Arbeit nicht zuzumuten, die ca. 500kg schwere Veranstaltungstechnik an einem Samstagnachmittag quer durch eine lebhaft bevölkerte Fussgängerzone zu bewegen oder den gesamten Inhalt meines Transporters zunächst 200m über den Sand einer großen Strandbar zu rollen. Auch das Befördern der gesamten Technik in höher gelegene Stockwerke über diverse Fahrstühle und verwinkelte Türen ist mehr als grenzwertig! Sollten diese nicht vorhanden sein, ist zudem das Tragen des Equipments über ellenlange Steintreppen in den ersten oder zweiten Stock für mich nicht wirklich akzeptabel. In diesen Fällen muss eine Tragehilfe auf Kosten der Veranstalter von mir organisiert werden.

Sollten Sie, um Möglichkeiten zum Be- und Entladen herzustellen, etwaige Genehmigungen der Stadt benötigen, so bitte ich Sie, diese im Vorfeld und auf Ihre eigenen Kosten zu organisieren. Künftig werden Tickets und Bußgeldbescheide im Zusammenhang mit dem Eventbezogenen- Ein- und Ausladen auf Kosten der Veranstalter in Rechnung gestellt. Sollten Ladeflächen und Zufahrtswege zum Gehen oder Rollen von Transportcases nicht geeignet sein (z.B. grobe Back- und Schottersteine oder Strandsand) so müssen diese z.B. durch das Verlegen von Platten oder Öffnen von Feuerwehreinfahrten bzw. evtl. anderer nahe gelegenen, verschlossenen Toren für mich vom Veranstalter bereitgestellt werden. Ein Auf- und Abbauen ist ansonsten nicht mehr garantiert.

Ist der Aufbau erfolgt, so muss die Möglichkeit bestehen, den Transporter für die gesamte Dauer des Engagements (beginnend mit dem Eintreffen am Veranstaltungsort und endend mit dem Verlassen des selbigen) nahegelegen (maximal 1 Minute Fußweg) kostenfrei parken zu können. Bedauerlicherweise musste ich jüngst den Wagen auf eigene Kosten während des Engagements mehr als 5 Minuten (Fußmarsch) weg vom Veranstaltungsort parken. Dieser Parkplatz war zudem ein Glücksgriff. Pünktlichkeit und das Einhalten von Aufbauzeiten waren aufgrund der notwenigen Parkplatzsuche weit ab der Location in keiner Weise garantiert. Das hätte noch viel schiefer gehen können.

2. Platzbedarf für den DJ

Es handelt sich dabei um ein sehr häufiges Problem: Dem DJ Ihrer Feier wird seitens der Location oft nur wenig Platz zugesprochen. Bitte beachten Sie, dass ein wirklich professioneller Aufbau aus einem reichhaltigen Angebot an Beschallungs- und Lichttechnik auch ein gewisses Maß an Platz benötigt.

Je nach Größe und Platzangebot der Location, gestalte ich die gelieferte Musikanlage nach individuellen Kriterien. Bitte reservieren Sie mir bei Events bis ca. 120 Personen und der gleichzeitigen Inanspruchnahme meiner Technik mindestens eine freie Fläche von 3 Metern (Breite) mal 2 Metern (Tiefe) inkl. einen ganz haushaltsüblichen 220 Volt Strom-Anschluss. Ein Starkstrom-Anschluss wird aufgrund modernster Digitalverstärker und LED-Lichttechnik nicht benötigt. Auch ein DJ-Tisch oder einen Stuhl benötige ich nicht, da ich das gesamte Equipment inkl. “Mobiliar” selber mitbringe. Sollte Ihre Feier mehr als 120 Gäste erwarten, werde ich nach Ihren Wünschen zusätzliche Beschallungs- und Lichttechnik organisieren und mehr Platz benötigen.

Bitte sorgen Sie zusätzlich dafür, dass der Bereich für den DJ nicht stark verwinkelt gewählt wird und z.B. auch nicht durch Mobiliar, Schränke, Kommoden, Säulen oder Vorsprünge behindert ist. Grundsätzlich gilt: Je größer die freie Fläche, desto ordentlicher und attraktiver kann das Bühnenbild aufgebaut werden. Nicht benötigte Tische und Stühle im DJ-Bereich sollten entfernt werden! Ich kann diese nicht noch „hinter mich“ stellen oder gar Teile der Technik auf diesen Tischen oder Stühlen aufbauen. Informieren Sie zudem bitte alle zusätzlich gebuchten Künstler oder Showacts darüber, dass mein Bühnenaufbau durch weitere Technikbauten wie Laseranlagen oder zusätzliche Gitarrenverstärker oder Lichtanlagen  nicht oder nur nach genauer vorheriger Absprache eingeschränkt wird.

3. Aufbauzeiten & Verzögerungen

Sofern ich nicht durch höhere Gewalt aufgehalten werde, bin ich stets mehr als pünktlich und bei einer Aufbauzeit von ca. 45 Minuten unter ungehinderter Arbeit ca. 90 Minuten vor Ihrem Sektempfang in der Location anzutreffen. Ich informiere mich stets vor dem Engagement über Verkehrslagen und eventuellen Staus auf der von mir gefahrenen Route zu Ihrer Feier. Sollte ich durch unvorhergesehene Situationen wie Wetterlagen und/oder Verkehrsunfälle meiner Person oder Dritter aufgehalten werden, ist dieses zu tolerieren. Niemand kommt gerne oder gar vorsätzlich zu spät zu Ihrer Feier. Sollten die oben genannten Stolpersteine meine Zufahrt bzw. die Lade- und Aufbaudauer ohne eigenes Verschulden verzögern, so ist die Pünktlichkeit meiner Arbeit nicht mehr garantiert. Verzögerungen ausserhalb meiner Verantwortung, werden selbstverständlich mit aller Kraft versucht zu vermeiden, sind jedoch im Schadensfall vom Veranstalter zu tolerieren.

4. Zeitabweichungen

Die zeitliche Planung sowie der Beginn Ihrer Feier ist einerseits natürlich Basis der Angebotsstellung – aber vielmehr noch ausschlaggebend für die individuelle Tagesplanung eines jeden Events. Diese muss unter häufiger Anstrengung in Einklang mit eventuellen zusätzlichen Buchungen an Ihrem Wunschwochenende gebracht werden. Hinzu kommen private Planungen und Verpflichtungen abseits meiner Arbeit als DJ.

Die von Ihnen angegebene Startzeit des Events (z.B. 17:00 Uhr Sektempfang) ist entscheidend für meine Abfahrt- und Ankunftszeit auf Ihrer Feier. Ich plane, wie oben erwähnt, prinzipiell immer Pufferzeiten und Reserven ein. Aber auch diese haben natürlich Ihre Grenzen. Sollte die fröhlich gelaunte Hochzeitsgesellschaft aufgrund der Wetterlage oder Fehlplanungen nun auf einmal eine Stunde vor der vereinbarten Zeit in der von Ihnen gebuchten Location erscheinen, so kann es sein, dass Sie mich mitten im Aufbauprozess erwischen. Diese Situationen verursachen in mir persönlich immer ein sehr unangenehmes Gefühl und ein wenig Bauchschmerzen. Sie wissen ja: Es gibt nie eine zweite Chance für den ersten Eindruck. Und ich versuche stets, diesen sehr freundlich und überaus professionell zu gestalten – und nicht halb durchgeschwitzt, total unter Strom, und/oder in einer Jogginghose.

Sollte sich Ihre Feier im Zuge der Planungen vorverlegen (z.B. von 17:30 auf 16:00 Uhr), so müssen Sie im Einzelfall auch bei mir mit Folgekosten nach einem Stundensatz rechnen. Bitte versuchen Sie stets, alle Zeitangaben im Rahmen Ihrer Möglichkeiten einzuhalten. Ich weiss, dass das manchmal nicht möglich ist. Dennoch erlebe ich zu viele Situationen, in denen auch im Bereich „Zeitplanung“ viele Probleme mit einer kurzen E-mail, einer SMS oder einem Anruf hätten verhindert werden können.

Soweit einverstanden? :-)

…bald gehts weiter mit Teil II